○南部広域行政組合文書取扱規程
平成18年3月29日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条・第10条)
第3章 文書の処理(第11条―第20条)
第4章 文書の施行(第21条―第27条)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第28条―第34条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、南部広域行政組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 文書 組合において収受し、発送し、又は保管するすべての文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)をいう。
(2) 課 南部広域行政組合事務局組織規則(平成30年南部広域行政組合規則第5号)に規定する課及び室をいう。
(3) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(4) 主管課 当該文書等に係る事務を所掌する課をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて適確迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めるとともに、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
(文書処理の年度)
第4条 文書処理に関する年度は、毎年4月1日から翌年の3月31日までとする。ただし、例規文書(指令を除く。)については、毎年1月1日から12月31日までとする。
(事務局長の職務)
第5条 事務局長は、組合の文書及びこれに付随する物品の収受並びに完結文書の保存の事務を掌理する。
2 事務局長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書取扱事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(課長の職務)
第6条 課長は、常に課における文書事務が適正かつ能率的に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱者)
第7条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、課の職員をもって充てる。
3 文書取扱者は、課長の命を受け、その課における次の各号の文書取扱事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書の処理状況の調査及び完結文書の整理に関すること。
(4) 文書簿冊保存及び引継ぎに関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。
(帳簿等の種類)
第8条 文書の取扱いに用いる帳票、帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 文書収発簿 様式第1号
(2) 収受日付印 様式第2号
(3) 特殊文書収受簿 様式第3号
(4) 金券収受簿 様式第4号
(5) 起案用紙 様式第5号
(6) 公告式番号簿 様式第6号
(7) 指令番号簿 様式第7号
(8) 文書索引表 様式第8号
(9) 保存(廃棄)文書目録一覧表 様式第9号
(10) 保存文書貸出簿 様式第10号
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第9条 組合に到達した文書は、各課において収受し、次の方法により配布しなければならない。
(1) 親展文書その他開封を不適当と認めるものを除き、全て文書は開封し、原則として文書の右上部に収受日付印を押印し、文書収発簿に記載するものとする。
(2) 前号の規定にかかわらず、次の文書については、収受日付印を押印し、文書収発簿への記載を省略することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
イ パンフレット、カタログその他これらに類するもの
ウ 礼状、挨拶状等儀礼的な文書で回答を要しないもの
エ その他主管課長が必要ないと認めるもの
(3) 親展文書、書留郵便物、配達証明その他の特殊郵便物及び電報は、開封せずに当該文書の封筒の表面に収受日付印を押印し、特殊文書収受簿に記載し、理事長及び会計管理者宛のものは事務局長に、その他のものは名宛人に配布する。
(4) 現金、金券及び有価証券等を添付した文書は、金券収受簿に記載し、理事長及び会計管理者宛のものは事務局長に、その他のものは名宛人に配布する。
2 前項の文書で、到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に到達日時を明記して文書取扱者が認印を押印し、封筒があるものは、これを添付するものとする。
3 文書及び物品の収受に関し、送達証明の請求をする者があるときは、主管課長が領収証を交付し、又は領収印を押すものとする。
4 電話又は電磁的記録等で通知を受けたときは、必要に応じて聴取書を作成し、又は印字打出しをして、収受の手続をしなければならない。
5 郵便料金が未納又は不足の文書は、主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。
6 主管課が明らかでない文書は、いったん総務課において収受した後、事務局長が主管課を決定する。
(収受すべきでない文書)
第10条 組合に到着した文書で収受すべきでないものについては、各課において返送その他必要な処理をしなければならない。
第3章 文書の処理
(文書処理の方針)
第11条 課長は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するもののほか、当該事務担当者に処理方針及び処理期限を示して、速やかに処理させなければならない。
(文書の起案)
第12条 すべて事案の処理は、文書によるものとする。文書の起案は、起案用紙を用いなければならない。ただし、軽易な文書については、当該文書の余白に必要な事項を記入して処理することができる。
(供覧)
第13条 特に重要な文書で直ちに処理することができないもの又は上司の閲覧を経てから処理することが適当と認められる文書は、その要旨を簡単に記載して上司の閲覧を得た後処理しなければならない。
2 回覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に回覧と記載して迅速に回覧するものとする。
(起案文書の作成)
第14条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 件名、起案者職氏名、起案年月日その他必要事項を明記すること。
(2) 必要により簡潔な起案理由、関係法規その他参考となる事項若しくは資料を付記し、又は添付すること。
(3) 密接な関連をもつ処理案は、努めて一括し、案の1、案の2として立案すること。
(4) 文体は、「である」又は「ます」を基調とする口語体を用い、縦書は、右書とし、横書は左書を主体とする。
(5) 文章は、漢字及び平仮名を用いる。ただし、外国の地名、外来語等は、片仮名を用いることができる。
(6) 漢字は、原則として「常用漢字表」の範囲内に限る。
(7) 仮名遣いは、「現代仮名遣い」による。
(9) 文書には、必ず濁点、半濁点を付け、句読点又は( )、「 」等の符号を用いて、読み易く、わかりやすくする。
(10) 文書は、左とじとし、丁寧にとじること。
(11) 文書の記載事項を訂正するときは、訂正者はその消すべき文字が明らかに読み得ように、その上に朱線2条(朱書のときは青線)を引き、挿入文字は、その脇に記入して、これに証印しなければならない。
(12) 急を要する起案文書は、「急」と朱書すること。
(13) 秘密を要するものは、「秘」と朱書し、封筒に入れる等他の者に見られないよう処置を施すこと。
(文書の審査)
第15条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、事務局長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案、公告案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令及び組合法規の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(6) 往復文案で重要又は異例に属するもの
(7) 賞状案、表彰状案及び感謝状案
(決裁区分の表示)
第16条 起案文書には、南部広域行政組合事務決裁規程(平成30年南部広域行政組合訓令第3号)の定めるところにより、決裁区分を表示しなければならない。
2 専決により決裁を要しない起案は、不要の欄を斜線等で抹消するものとする。
(起案文書の持回り等)
第17条 起案文書で事案が重要なもの、秘密を要するもの、急を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
2 代決して決裁をした者は、決裁欄に「代」と記載し、後閲に付すべきものは当該決裁欄に「後閲」と記載しなければならない。
(合議)
第18条 起案文書の事案が他の事務と関係あるものは、合議しなければならない。
2 合議された事案について異議があるときは協議するものとし、協議が整わない場合は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
3 合議した事案が当初の起案と異なった決裁がなされ、又は廃案になった場合は、合議した者は合議先に報告しなければならない。
(秘密又は緊急事案の特例)
第19条 秘密又は緊急を要する文書は、上司の指揮を受けて、通常の手続によらずに便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。
(未処理文書の調査)
第20条 課長は、収受した文書で1箇月過ぎてもなお未処理であるものを調査し、当該未処理文書を速やかに処理しなければならない。
第4章 文書の施行
(公印及び契印の押印)
第21条 浄書した対外文書には、南部広域行政組合公印規程(平成17年南部広域行政組合訓令第1号)の定めるところにより公印を押印し、契印で原議書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印又は契印を省略することができる。
2 契約書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に当該文書に使用した公印で割印しなければならない。
(文書記号及び文書番号)
第22条 対外文書には、文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、決裁権者が適当と認める軽易な文書又は法令等で様式化されている文書については、文書記号及び文書番号を省略することができる。
2 対外文書の文書記号は、「南広行」の3字と主管の課名の頭文字1字を配置する。ただし、親展文書の場合は、各課の文書記号の次に「親」の字を加えるものとする。
3 文書番号は、主管課で付すものとし、原則として文書収発簿による年度ごとの収発一連番号とする。
4 同一事案に属する文書は、当該事案が完結するまで同一番号を用いる。ただし、年度内に完結しない事案については、翌年度における当該事案に関する最初の文書の施行又は収受の際、新たに番号を付し、前年度の番号については、文書収発簿の処理経過欄に記載するものとする。
5 対内文書には、文書記号及び文書番号を付さない。
6 対内文書については、文書収発簿への記載はしない。
(例規文書等の取扱い)
第23条 条例、規則、告示、公告及び訓令の記号は、その区分により「南部広域行政組合条例」、「南部広域行政組合規則」、「南部広域行政組合告示」、「南部広域行政組合公告」及び「南部広域行政組合訓令」とし、それらの番号は、総務課に備える公告式番号簿による公布日付順の一連番号とする。
2 指令の記号は、「南部広域行政組合指令」とし、その番号は総務課に備える指令番号簿による日付順の一連番号とする。
(決裁文書の取扱い)
第24条 決裁を受けた文書は、起案者において起案用紙の所定欄に決裁年月日を記入し、発送を要する文書については、文書収発簿への記載等必要な処理をしなければならない。
(文書の発信者名及び日付の明記)
第25条 対外文書の発信者名は、理事長名を用い、日付を明記しなければならない。ただし、軽易な文書については、事務局長名又は主管課長名を用いることができる。
2 照会に対する回答は、前項の規定にかかわらず、照会を受けた者の名をもってする。
(文書の施行手続)
第26条 決裁を受けた文書で発送を要するものは、主管課において次の各号により施行する。
(1) 文書は、郵送、小包、電報又は使送で施行する。ただし、急を要する文書については、ファクシミリ又は電磁的記録で送信することができる。
(2) 親展文書については「親展」の表示をし、金券その他秘密文書及び重要な文書は「書留」で施行する。
(電磁的記録の取扱い)
第26条の2 電磁的記録の送付については、電子情報処理組織(電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)と送付を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)により行うことができる。
2 電磁的記録の送付に当たっては、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名(以下「電子署名」という。)を行うことができる。
3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(完結年月日の記入)
第27条 文書を施行したときは、起案者において起案用紙の所定欄に完結年月日を記入しなければならない。
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理)
第28条 文書は、常に分類して整理し、重要なものは、非常時に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
2 事務担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次の各号により区分整理しなければならない。
(1) 未処理文書は、一定の場所に整理保存し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 完結文書は、処理経過及び分類、種別、認印等につき、その完否を確認した上、速やかに文書取扱者に引き継がなければならない。
(文書の編集)
第29条 文書取扱者は、完結文書の引継ぎを受けたときは、次により編集しなければならない。
(1) 文書は、第4条に規定する年度を単位として完結年月日順に編集すること。
(2) 図面及び計算書の類を文書とともに編さんするときは、適宜に折りたたみ編集とすること。
(3) 編集した簿冊には、保存種別、年度、保存年限、件名及び課名を記載した表紙及び背表紙を付けること。
(4) 文書の量により同一分類の文書を分冊する場合は「(1)」、「(2)」の符号を付し、数分類の文書を合冊したものは区分紙を用い、年度又は種別を明記して編集すること。
(5) 簿冊には文書索引表を付けること。ただし、第4種に属するものは省略することができる。
2 文書の分類は、「第1種―」に文書分類表の分類番号を組み合わせて表示するものとする。
(保存年限の計算)
第31条 文書の保存年限は、年度により整理するものは処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年により整理するものは処理完結の日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(完結文書の保存)
第32条 編集した文書について保存(廃棄)文書目録を2部作成し、1部は総務課に送付し、1部は主管課において簿冊とともに保存する。
2 文書の保存は、完結年度の翌年3月31日まで書庫に収蔵し、それ以後は文書保存箱によって行うものとする。ただし、主管課長が別の方法によることを必要と認めるときは、この限りでない。
(保存文書の貸出し)
第33条 保存文書の貸出しを受けようとする職員は、保存文書貸出簿により主管課長の承認を得なければならない。
(廃棄)
第34条 保存年限の満了した文書は、主管課において事務局長に合議して廃棄の手続をしなければならない。
2 廃棄文書で秘密を要するものは、前項の廃棄を行う前に裁断又は焼却をする等適宜措置しなければならない。
3 保存年限を満了してもなお保存の必要がある文書は、更に期限を定めて保存することができる。
附則
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行前に作成された文書については、この訓令に基づき作成されたものとみなす。
附則(平成19年訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第3号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第2号)
この訓令は、令和6年1月1日から施行する。
別表(第30条関係)
文書分類表
種別 | 保存年限 | 分類番号 | 文書の種類 |
第1種 | 永久保存 | 1 | 組合議会の議決書、議事録及び重要な資料 |
2 | 規約、条例、規則、告示、訓令及び指令の原議並びに関係書類 | ||
3 | 組合の沿革及び組合誌史に関するもの | ||
4 | 国又は県の訓令、指令、例規、通牒及び往復文書 | ||
5 | 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関するもの | ||
6 | 異議の申立て、不服申立て、訴訟及び和解に関するもの | ||
7 | 事務引継に関するもの | ||
8 | 予算、決算及び出納に関するもの | ||
9 | 財産、営造物及び起債に関するもの | ||
10 | 契約、覚書及び許可に関するもの | ||
11 | 原簿、台帳等に関するもの | ||
12 | 重要な機関の設置及び廃止に関するもの | ||
13 | 広報に関するもの | ||
14 | 文書収発簿及び廃棄文書目録に関するもの | ||
15 | 工事に関するもの | ||
16 | その他永久保存の必要を認められるもの | ||
第2種 | 10年保存 | 1 | 備品の出納に関するもの |
2 | 負担金、補助金及び交付金に関するもの | ||
3 | 給与に関するもの | ||
4 | 各種事業及び事業計画に関するもの | ||
5 | 調査、統計、報告、証明等に関するもの | ||
6 | 陳情、申請、届出書等に関するもの | ||
7 | その他10年保存の必要を認められるもの | ||
第3種 | 5年保存 | 1 | 消耗品及び材料に関するもの |
2 | 出勤、休暇、日誌等に関するもの | ||
3 | 出張命令、復命等に関するもの | ||
4 | 照会、回答その他往復文書に関するもの | ||
5 | その他5年保存の必要を認められるもの | ||
第4種 | 1年保存 | 軽易な文書の収受、施行及び処置に関するもの |
